Для решения данных проблем и был придуман тайм-менеджмент — искусство эффективной организации времени. Задачи тайм-менеджмента — помочь человеку организовать свое время так, чтобы с меньшими усилиями и в кратчайшие сроки достигать своих целей. Успевать больше, уставая меньше. Выбраться из рутины мелких и неважных дел и высвободить время для самого главного и важного в жизни.
Сейчас тайм-менеджмент — понятие весьма распространенное. Кто-то знает о нем по собственному опыту, кто-то слышал краем уха, но отрадно, что увеличивается как количество первых так и вторых. Разговоров о тайм-менеджменте становится все больше и больше, вследствие чего начинается детская игра в «испорченный телефон». Поэтому давайте разберемся, чем тайм-менеджмент является и чем не является, а также с чего стоит начать ваш собственный путь в организации своего времени.
Несколько мифов о тайм-менеджменте
Время — основной ресурс нашей жизни. Его можно «конвертировать» — тратить, расходовать, вкладывать, превращая его в другие ценности. Потратил время на работу — получил деньги, употребил на общение с друзьями, взамен радость общения, поддержка и хорошие отношения, пробежался и принял контрастный душ — в награду бодрость и здоровье. При этом каждому из нас с рождения дается одинаковое количество часов – 24 в сутки, 8 760 в год. Даже если вычесть сон, это около 5 800 часов активной деятельности! Запас времени у каждого человека огромен, и если кто-то скажет вам - «У меня нет времени» — теперь вы знаете, что этот человек заблуждается. Время есть у всех, просто расходуем мы его по-разному. От того, как мы это делаем, зависит то, как мы живем. Хотите достигать в жизни многого? Делать больше и уставать меньше? Заниматься тем, что вам действительно нравится? У вас есть для этого главный ресурс. Причем в изобилии. Все, что нужно — организовать свое время!
Часто в разговоре об управлении временем мне приходится слышать: «О, четко все планировать это не для меня…», «Я пробовал, но это оказалось очень сложно…», «Я и так занят, некогда еще и тайм-менеджментом заниматься». Поэтому, чтобы научиться эффективно организовывать свое время, выкиньте из своей головы следующие часто встречающиеся при поверхностном знакомстве с темой заблуждения о тайм-менеджменте:
Миф первый: тайм-менеджмент — это жесткое планирование дня. Часто люди думают, что стоит им заняться управлением временем — сразу придется четко расписывать по часам, что они будут делать в течение дня, а потом загонять себя в рамки установленного плана. На самом же деле большинству людей нет никакой необходимости в таком жестком планировании. Конечно, это очень важная составляющая тайм-менеджмента, но заранее жестко расписывать весь свой день вовсе необязательно. Сейчас существуют более эффективные методы гибкого планирования. Например, есть список того, что нужно сделать в течение дня, а вот когда именно это делать и в какой последовательности — необходимо решать по ситуации.
Миф второй: тайм-менеджмент только для прагматиков. Порой творческие личности или просто имеющие спонтанный, эмоциональный характер люди говорят, что управление временем им не подходит. Однако творческая работа — не повод пускать дела на самотек. Решение в том, что не нужно пытаться затолкать творческих людей в классический тайм-менеджмент с жестким планированием. Необходимо всего лишь использовать правильные методы, учитывать специфику их работы. Не «с 14.00 до 16.00 — придумать концепт фирменного стиля», а «Задачи на день: 1) сделать наброски возможных стилей; 2) выбрать наиболее перспективные; 3) нарисовать два лучших стиля на компьютере». Дизайнер сам разберется, когда ему что делать, ориентируясь на свое состояние и внешнюю обстановку.
Миф третий: «Мне некогда заниматься тайм-менеджментом». Бывает, человек настолько загружен работой, что кажется, нельзя найти и пяти минут на что-то еще. «И так времени нет, а тут еще вы со своим тайм-менеджментом!» На деле такая ситуация свидетельствует о том, что как раз пора заняться организацией времени, т.к. правильный тайм-менеджмент при минимальных затратах времени высвобождает большие резервы часов и минут. Судите сами: 15 минут вечером посвятили анализу прошедшего дня и составили примерный план на грядущие сутки, 15 минут утром отвели уточнению планов на день, и 1,5-2 часа дополнительного времени благодаря планированию у вас в кармане!
Безусловно, тайм-менеджментом можно заниматься и так, что вы на него много потратите и мало получите. Например, если одновременно использовать «напоминалки» в телефоне, органайзер в КПК, список дел в ноутбуке, бумажный планировщик, блокнот для записи дел и еще Outlook на домашнем компьютере, то такой бардак получится, что пара часов потерянного времени в день вам обеспечена. Правильная организация времени, наоборот, гибко подстраивается под ваши нужды и задачи, занимает мало времени и приносит большую пользу. Плохая организация времени заставляет подстраиваться вас.
Миф четвертый: тайм-менеджмент — это сложно. Тайм-менеджмент сложен тогда, когда им занимаются неправильно. Правильная организация времени должна быть простой. Предположим, вам хочется кушать, есть пачка макарон, но вы не умеете их варить. Простой вариант — прочитать указания на упаковке и через 15 минут обед готов. Сложный вариант — поехать в магазин за кулинарной книгой и прочитать ее от корки до корки, прежде чем приступать собственно к макаронам. Абсурд, скажете вы. Да, но тогда и не повторяйте подобной ошибки в тайм-менеджменте!
Миф пятый: тайм-менеджмент убивает спонтанность и естественность в жизни. «Все заранее спланировано, никаких неожиданностей — это не жизнь!», «Жизнь должна быть естественной, а не механической!» — довольно стандартные возражения против организации времени. Однако согласитесь, что в нашей жизни очень многое спланировано, и часто нам это очень нравится. К примеру, если у вас деловая встреча в 20.00, скорее всего вы будете рады приехать вовремя, и ваш партнер наверняка тоже.
Тайм-менеджмент гибок, и только вы сами определяете баланс между спланированностью и спонтанностью в вашей жизни. Когда надо — спланировали и организовали, в следующий раз — «отпустили поводья» и доверились судьбе.
Вся правда про тайм-менеджмент
Итак, мы выяснили, что тайм-менеджмент — это умение успевать больше, уставая меньше. Способность делать все вовремя, жить в режиме «не срочно». Выделять главное, достигать своих целей и всегда помнить, что тайм-менеджмент включает в себя следующие основные навыки:
- Целеполагание. Великий римский философ Луций Анней Сенека говорил: «Когда я не знаю, на какую гавань мне держать курс, ни один ветер не будет для меня попутным». Иными словами, чтобы достичь чего-то, мы сначала должны знать, чего именно мы хотим. Только наличие четкой цели дает возможность достигнуть многого. Человек без цели, даже старательно что-то делающий, как корабль в открытом море, идущий на полном ходу, не зная курса. У всех людей, добившихся значительного успеха в жизни, была некая цель. Более того, была мечта. Яркая, большая и невыполнимая.
Молодой Билл Гейтс на заре развития компании Microsoft сказал: «Наше программное обеспечение будет установлено на каждом компьютере в мире». Прошло время, и что мы видим сегодня?
Безусловно, не стоит сразу браться за глобальное — начните с определения четырех главных целей на этот год. Всегда держите их на виду, помните о них и старайтесь каждый день делать что-то для их достижения.
- Расстановку приоритетов. Зачастую в жизни мы хотим получить все и сразу. Однако очень сложно осуществить одновременно много дел (да и для здоровья вредно). К тому же попытка достичь сразу ряда целей может привести к тому, что не будет достигнута ни одна. Потому необходимо отделять главное от второстепенного, причем делать это быстро и правильно. Заметьте: только небольшая часть всех ваших дел дает наибольший результат. Вложившись именно в них, вы сэкономите массу времени. Окажется, что, во-первых, часть дел можно вообще не делать (хорошая новость, правда?), во-вторых, значительную часть можно не делать так тщательно и долго, и в-третьих, есть небольшое количество действительно важных дел, и вот на них и стоит направить все свои силы. Таким образом, выделяя наиболее важные дела из общей массы, вы сэкономите огромный объем времени, не тратя его на второстепенное и необязательное.
- Чувство времени. Для эффективного тайм-менеджмента необходимо научиться слушать свой внутренний голос, подсказывающий, сколько времени уйдет на то или иное дело. Доехать до работы — 40 минут, попить чая — 10, ответить на письма — полчаса. Данное чувство должно подсказывать, как спланировать день, сколько взять на себя работы. Заметьте, это не сознательный расчет, а именно чувство. Не нужно гадать, достаточно на это полчаса или нет, важно именно почувствовать «вот на это уйдет полчаса». Чувство времени есть абсолютно у всех людей, просто развито оно в разной степени. Не стоит думать, что это нечто данное от природы и неизменное. Это навык, который можно и нужно развивать. Самый простой для этого способ — упражнение «калибровка», которое реально выполнять в любое время и в любом месте. Суть его состоит в следующем: перед тем как что-то сделать, задайте себе вопрос, сколько времени займет данное действие, и, запомнив ответ, приступайте к делу. После его завершения сверьте по часам, насколько правильным было ваше предположение. Регулярно выполняя такую калибровку, вы будете все лучше и лучше «предсказывать» затраты времени, и развитие этого чувства очень быстро даст отдачу в виде лучшей организованности.
- Планирование. Если вы наметили цель и убедились, что она действительно важна — начинайте действовать. Но не вслепую, а проработав эффективный план, чтобы тратить ресурсы (время, силы, деньги) именно на то, что требуется сейчас. Данную составляющую тайм-менеджмента можно сравнить с строительством дома: если плана нет, то сначала привезут черепицу, а только потом начнут делать фундамент и т.д.
Планирование личного времени может быть жестким и гибким. Жесткое — наметить четкий план, где каждое дело привязано к определенному времени, и этому плану верно следовать. Гибкое — обозначить список дел и осуществлять их в той очередности и тогда, когда это удобно (подходят внешние условия, ваше состояние).
Как планировать свое время, как сочетать жесткое и гибкое планирование — решать вам. В целом можно сказать, что жесткое планирование удобно в масштабах года. Например, в мае пойти на курсы английского, в июне — командировка, в августе — 2-недельный отпуск, за сентябрь создать интернет-магазин. В свою очередь гибкое планирование больше подходит для плана дня. Скажем, если за день следует сделать что-то, напишите список дел и в течение дня постепенно выполняйте их. В какой последовательности и когда именно — также решайте по ситуации. Главное условие — план должен быть и должен быть гибким, чтобы его можно было при необходимости подогнать к обстоятельствам.
Сколько тайм-менеджмента нужно мне?
Ответ на этот вопрос подразумевает довольно широкий простор для ответа: от небольшого планера для записи основных событий недели (вторник вечер — встреча с друзьями, среда — позвонить заказчику проекта в 15.00 и т.д.) до прописывания системы жизненных целей.
Условно поделить организацию времени можно на простую и системную. Простой тайм-менеджмент — это планы на день, неделю, максимум на месяц. Записали мероприятия в ежедневник, выделили час для телефонных звонков, наметили встречи, и вот уже ближайшее время у вас в общих чертах спланировано. Системный тайм-менеджмент — это система долгосрочных целей на ближайшие 5-10 лет, когда в вашей жизни есть главные ориентиры. И то, что вы делаете в течение дня, недели, месяца, приближает вас к этим крупным и далеким целям. Представьте, например, что вы идете ночью по лесу и хотите выйти из него в город. Простой тайм-мендежмент — это фонарик. Благодаря ему вы и в яму не свалитесь, и тропинку метров на двадцать увидите. Но плутать так с фонариком по лесу можно очень долго. Системный тайм-менеджмент — это как огни города, ориентируясь на которые вы сможете обойтись уже без фонарика. Иными словами, системный тайм-менеджмент включает в себя простой, но он больше, шире. Согласитесь, даже если огни города из леса видно, с фонариком идти все же удобнее. Поэтому оптимальный вариант — начать с простого тайм-менеджмента. Это даст вам большую эффективность, меньшую усталость, привычку к самоорганизации. При этом постепенно вводите тайм-менеджмент системный, который приведет вас к большим достижениям, осмысленности и цельности жизни, балансу между здоровьем, богатством и счастьем.
