Gnatyuk O.P. Automatic information system In work of chief of the department Roszdravnadzor
In article questions of use of information systems in the organization of work of management of Roszdravnadzor, advantage and a problem
Key words: The organization, information system.
Для принятия любого грамотного управленческого решения в условиях динамично развивающегося общества необходимо владеть актуальной информацией. Она служит фундаментом для формирования всех документов, которые лежат в основе управления. Любые действия руководителей опираются на информацию и важнейшие ее свойства:
- достоверность (она не должна искажать истинного положения дел);
- адекватность (с помощью полученной информации об объекте создается образ определенного уровня соответствия);
- полноту (информация достаточна для понимания и принятия решений);
- краткость и четкость (она должна быть выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена);
- своевременность (информация несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений).
Перечислим основные проблемы, с которыми приходится сталкиваться руководителю любого территориального органа Росздравнадзора при исполнении своих функциональных обязанностей:
- большой объем перерабатываемой информации;
- короткий срок исполнения поручений;
- своевременность предоставления информации;
- высокое качество и достоверность информации;
- исключение ошибок, связанных с наличием человеческого фактора на всех этапах работы с информацией.
Информационная система может быть автоматизированной или основываться на бумажных носителях. Действующее законодательство пока основано на бумажном документообороте, но изменения, инициированные Д.А. Медведевым в его бытность Президентом Российской Федерации, привели к активному внедрению электронного документооборота и межведомственного взаимодействия в государственных и муниципальных органах исполнительной власти. Информационные технологии в настоящее время играют решающую роль и занимают особое место в сфере управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления.
АИС Росздравнадзора – это система Intranet/Extranet, действующая как в пределах локальной сети Росздравнадзора, так и в пределах сети Интернет. Она позволяет эффективно связать между собой компьютеры сотрудников территориальных управлений Росздравнадзора и центрального аппарата (ЦА) Федеральной службы, что обеспечивает внутренний информационный обмен данными в подсистемах (рис. 1).
Цель АИС – поддержка принятия стратегических решений руководством Росздравнадзора, которое должно быть обеспечено непосредственным и свободным доступом к информации относительно ключевых факторов, являющихся критическими при реализации стратегических целей федеральной службы. АИС обеспечивает доступ к множеству внутренних и внешних баз данных, активно используя графическое представление данных, в ней заложены механизмы аутентификации и авторизации.
Разумно спланированные и претворенные в жизнь информационные технологии могут увеличить эффективность деятельности организации. Чем быстрее вы получаете информацию, тем скорее можете с ней работать. Чем лучше вы умеете использовать информацию, тем легче можете получить к ней доступ в нужное время и в нужном месте. Чем эффективнее вы применяете полученную информацию, тем меньшие несете расходы по ее обработке и защите. При этом необходимо учитывать, что более эффективна не та организация, которая обладает максимальным количеством информации, а та, что умеет ею пользоваться. Соответственно, отсутствие нормативной регламентации функций – «противопоказание» к ее автоматизации. Иногда быстрый звонок «работает» не хуже самых продвинутых технологий.
Поскольку рассмотреть все возможности АИС, которые могут быть полезны руководителю территориального Управления Росздравнадзора, в данной статье не представляется возможным, остановимся на подсистеме «Документооборот».
Данная подсистема позволяет:
1) уменьшить временные затраты на получение поручений, приказов, нормативных актов и информационных писем из центрального аппарата Росздравнадзора;
2) уменьшить временные затраты на предоставление сведений в центральный аппарат Росздравнадзора;
3) сделать «прозрачной» работу территориальных управлений;
4) увеличить эффективность и результативность мониторинга и контрольно-надзорных мероприятий согласно выполняемым государственным функциям.
Закладка «Новости» содержит информацию, крайне важную для руководителя управления, т.к. позволяет обратить внимание на исполнение поручений, срок которых истекает (рис. 2).
Систематизация закладки «Документы ЦА» четко разграничивает виды документов центрального аппарата и позволяет быстро с ними ознакомиться. Кроме того, архивное хранение документов в этих закладках позволяет руководителю управления быстро включиться в работу в соответствии с задачами как своего управления, так и Службы в целом (например, при выходе из отпуска или возвращении из командировки). Особо следует отметить возможность быстрого поиска документов, что при большом документообороте достаточно сложно и говорит о хороших возможностях серверного оборудования и работе по сопровождению, выполняемой системными администраторами и программистами (рис. 3).
В то же время данная подсистема может быть усовершенствована. Например, закладки документов «входящие» и «исходящие» достоверно показывают документооборот управления, но не имеют полезных функций, которые предусмотрены в других информационных системах: разграничение доступа в подсистеме «Документооборот» к документам, когда каждый работник видит лишь нужные ему по служебной деятельности группы документов; наличие возможности у руководителя отдела просматривать все документы, над которыми работают сотрудники отдела, в то время как каждый сотрудник видит лишь свою часть работы и не видит документы, над которыми работают другие. Каждый из документов может иметь установленные для него права доступа на чтение, изменение, удаление. Весьма полезными оказываются группы пользователей и делегирование прав доступа к документам. С помощью групп доступа можно организовывать доступ к документам для отделов организации.
Делегирование необходимо в случае отсутствия сотрудника, ответственного за работу над документом, и необходимости ее продолжения в его отсутствие. Например, начальник отдела, уехав в командировку, может делегировать права для работы над документом своему заместителю.
Это особенно актуально для соблюдения конфиденциальности информации, с которой работают сотрудники управления.
Пользу информационных технологий в целом и АИС в частности трудно отрицать:
- она обеспечивает связь сотрудников между собой и с центральным аппаратом; получение данных в реальном режиме времени;
- автоматизация работ экономит время и финансы;
- автоматизация персональных функций улучшает видение ситуации в своей сфере, обеспечивает контроль исполнения поручений и планов, анализ цифр, обучения и аттестации подчиненных;
- обеспечивает установление постоянной и надежной связи с иными органами власти и поднадзорными организациями.
В то же время современные технологии могут как повысить, так и снизить эффективность и производительность труда. Люди не работают эффективнее только потому, что у них перед глазами монитор, а под руками клавиатура. Результативность их работы зависит от умения пользоваться информационными технологиями, разработанными для создания, хранения, передачи и использования самых различных данных. Многие современные технологии разработаны для предоставления мгновенного ответа на вопрос, который задают раз в месяц. Примером снижения эффективности работы может служить злоупотребление доступом в Интернет. В соответствии с данными исследовательских организаций, до 20% времени, проведенного сотрудниками в Интернете, никак не связано с их трудовой деятельностью. При отсутствии необходимой защиты хакеры могут проникнуть в компьютер через Интернет и повредить систему, исказить имеющиеся в ней данные. Потеря персональных данных угрожает санкциями со стороны Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций и Федеральной службы по техническому и экспортному контролю. Потеря времени на использование сложных программных продуктов сотрудниками, не обладающими специальными знаниями, снижает показатели контрольной деятельности управления.
Снизить отрицательное влияние информационных технологий и максимально увеличить эффективность их использования в силах руководителя. Для этого деятельность по внедрению информационных технологий необходимо планировать. Внедрение информационной системы в управлении – как ремонт, который невозможно закончить, можно лишь прекратить. Так что внедрение информационных технологий, по сути, никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей эксплуатации вместе с техническим прогрессом и методологий управления деятельностью организации. Информационные технологии больше не являются необязательной статьей расходов в управлении. План их усовершенствования подлежит коррекции в зависимости от скорости изменения требований. Не всегда целесообразно использовать самые новые и, соответственно, дорогие комплектующие. Сама жизнь заставляет нас шире использовать возможности модернизации, учитывая оптимальное соотношение цены такой модернизации и цены приобретения нового оборудования. Для этого необходимо постоянно быть в курсе самых последних информационных тенденций и новинок. При этом руководителю не обязательно самому быть экспертом, но иметь в штате управления технических экспертов все же стоит. Совершенствовать систему и внедрять изменения, как только в них появилась необходимость, – процесс неизбежный, другого выхода нет. План по приобретению и использованию технических новинок составляется на основе аудита уже имеющегося оборудования, тем более что в настоящее время для этого имеются специальные программы.
Руководитель управления вынужден работать в условиях дефицита человеческих ресурсов. Интуиции, личного опыта руководителя уже недостаточно для того, чтобы обеспечить контроль за деятельностью управления. В связи с этим автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения, а у специалистов, занятых управленческой деятельностью, появляются совершенно новые возможности. АИС, решая задачи оперативного управления, строится на основе базы данных, в которой фиксируется вся возможная и необходимая информация. Она является инструментом для управления и включает в себя массу программных решений по автоматизации процессов, имеющих место в Росздравнадзоре.
В то же время в каждом территориальном управлении должны быть должностное лицо, ответственное за своевременность предоставления и достоверность информации в каждой подсистеме, а также технический сотрудник, осуществляющий сопровождение данного программного продукта, т.к. важнейшими параметрами информационной системы являются надежность и безопасность.
В настоящее время создание автоматизированной информационной системы в Росздравнадзоре в основном завершено, хотя процесс ее доработки будет продолжаться по мере изменения законодательства и государственных функций Службы. Поэтому хотелось бы сформулировать некоторые пожелания к разработчикам:
1. Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя (руководителю территориального управления необходимо не только накопление, но и возможность обработки и анализа информации).
2. Необходимо учитывать уровень подготовки специалистов, которым предстоит работать с приложениями, а также назначение самих приложений. В связи с различным уровнем навыков работы с АИС интерфейс системы должен быть как можно более простым, а последовательность действий – очевидной, должна быть ограничена возможность ошибки и создана возможность самопроверки.
3. Т.к. в режиме использования критичен быстрый ввод данных, то важное место занимает также удобство интерфейса.
Руководитель управления несет персональную ответственность за осуществление возложенных на управление полномочий, а значит, должен создать в коллективе управления атмосферу обязательности внедрения АИС, организовать повышение темпа освоения сотрудниками новых технологий, чтобы эффективно использовать результаты информатизации.
Литература
1. Братищенко В.В. Проектирование информационных систем. – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2007. – 84 с.
2. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2006.
3. Венделин А.Г. Подготовка и принятие управленческого решения. М.: Экономика, 2002.
4. Золотая книга руководителя / П.С. Таранов. – М.: Фаир-Пресс, 2001. – 496 с.
5. Кульпанович О.А. Документоведение и информационное обеспечение управления здравоохранением. Делопроизводство: Практическое задание по самостоятельной работе. – Минск: БелМАПО, 2007. – 64 с.
6. Коул Д. Управление персоналом в современных организациях. М.: Вершина, 2004.
7. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия. Учебное пособие. Новосибирск, ИНФРА-М, 2003.
8. Маслов В.И. Стратегическое управление персоналом в условиях эффективной организационной культуры. М.: Финпресс, 2004.
9. Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Автоматизация информационного обеспечения управления // Секретарское дело. – 2003. – №11(40). – С. 25–27.
10. Менеджмент: Учеб. пособие / под ред. В.В Лукашевича, Н.И. Астаховой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – 255 с.
11. Организация работы с документами: Учебник / под ред. проф. В.А. Кудрявцева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 592 с.
12. Семенова А.Н. Информатизация управления на современном предприятии. Экспертиза, 2006.
13. Одегов Ю.Г. Управление персоналом: Оценка эффективности. Учебное пособие для вузов. М.: Экзамен, 2004.
14. Опарина М.В. Информация в бизнесе. М.: Смарт, 2004.
15. Самоукина Н.В. Управление персоналом: российский опыт. СПб, 2003.
