Все и сразу

 2334

Все и сразу
Проверить отчет, подписать документы, провести собеседование, а еще успеть на собрание и решить несколько незапланированных вопросов – с подобным списком ежедневно сталкивается любой руководитель, в том числе и заведующая аптеки. Нужно все сделать вовремя, не упустив при этом ни одной детали.

Способность справляться со многими задачами одновременно зависит от навыка, который у рекрутеров принято называть «управление ресурсами» – то есть временем (тайм-менеджмент) и информацией (оперативный поиск данных). Стоит отметить, что перечисленные умения необходимы сотрудникам вне зависимости от сферы деятельности и занимаемой должности, но для руководителей они являются ключевыми.

Как показывает практика, если компетенция «управление ресурсами» развита у потенциального руководителя слабо, то в 90% случаев он не справится с возлагаемыми на него обязанностями, даже при условии наличия опыта и отличного знания специфики отрасли.

Инструменты успех

Каким образом заведующая аптекой может добиться эффективной работы в условиях многозадачности?
Прежде всего, необходима грамотная организация рабочего времени:

•    Планирование собственных дел, определение приоритетов
•    Делегирование заданий  сотрудникам и контроль качества их выполнения
•    Помощь подчиненным в управлении их временем.

Самая распространенная ошибка руководителя – нежелание или неумение делегировать полномочия. Зачастую приходится наблюдать, что подчиненные, располагая избытком свободного времени, уходят с работы раньше, а заведующая аптекой задерживается до полуночи.

В выполнении всех трех перечисленных пунктов поможет органайзер руководителя (см. рис.1). Он может быть выполнен в формате бумажного блокнота, тетради или же в виде книги Excel, в зависимости от предпочтений пользователя. Важно фиксировать абсолютно все дела, ведь руководителю необходимо прежде всего представлять общий объем задач. Далее потребуется расставить приоритеты: какие вопросы не терпят отлагательств, что нужно сделать в течение недели, месяца и т. д. Информация заносится в форму 1. Четкий план работы невозможен без календаря, который постоянно должен быть под рукой.

Затем стоит выделить пункты, которые можно делегировать подчиненным. Соответственно, в органайзере должны быть зафиксированы список задач, порученных сотрудниками, а также сроки их исполнения (форма 2). Иметь такую таблицу перед глазами – большое подспорье для руководителя, которому необходимо постоянно контролировать качество выполнения своих распоряжений.

Анализируй это


Нередко приходится сталкиваться с тем, что поручения не выполняются в полной мере и в обозначенные сроки, хотя сотрудники вроде бы и не бездельничают. Причины могут быть разными – от перебоев в программном обеспечении до реально возросшего объема работы, с которым ваш подчиненный физически не в состоянии справиться. Чтобы разобраться в ситуации и найти решение, рекомендуем провести анализ временных затрат.  Попросите сотрудника ежедневно фиксировать, чем именно он занят, и какие задания выполняет, с интервалом в 15–30 минут.  Вести такие записи нужно в течение нескольких недель. Анализ полученных результатов поможет разобраться в причинах возникающих проблем.

Зачастую оказывается, что объем возложенной на человека работы вполне адекватен, руководителю достаточно лишь помочь ему расставить приоритеты и оптимизировать процесс.

Многие удивятся, обнаружив, куда уходит время. Вот два примера из практики.

- Из-за медленной работы оргтехники сотрудники бухгалтерии затрачивали свыше 2 часов на сканирование документов. Покупка нового устройства сократила временные затраты более чем на 75%.

- В другой аптеке обнаружилась нерациональная выкладка товара – персоналу то и дело приходилось искать препараты первой необходимости в дальних ящиках, что повышало временные затраты и недовольство посетителей. Когда пользующиеся популярностью ЛС расположили ближе к кассе, первостольники перестали бегать за ними через весь зал, что привело к значительной экономии времени.

К сожалению, не все проблемы устраняются так  же легко, как в приведенных примерах. Может оказаться, что работник действительно перегружен обязанностями и не в состоянии с ними справиться. Бездействие в подобной ситуации  приводит к потере ценного специалиста – он просто начинает искать другое, более комфортное место работы. Именно поэтому руководителю так важно иметь четкое представление о процессах и разделении труда в коллективе. Только вы добьетесь от своих сотрудников максимальной эффективности.

Возможно, у вас есть свои инструменты, позволяющие работать в условиях многозадачности. Поделитесь опытом с коллегами-читателями «Российских аптек» и получите ценный приз от редакции журнала.

Проверить отчет, подписать документы, провести собеседование, а еще успеть на собрание и решить несколько незапланированных вопросов – с подобным списком ежедневно сталкивается любой руководитель, в том числе и заведующая аптеки.

Татьяна Кузнецова, партнер компании GLOBALPAS, руководитель направления бизнес-тренинги

Пишите нам по адресу: 105082, Москва, ул. Бакунинская, д. 71, стр.10. «РА-опыт» либо по e-mail club@rosapteki.ru. Телефон редакции: 8-495-780-34-25, доб.171.

Рис 1.
Форма 1

Мой список задач

Дата

Задача

Срок

Результат

Вопросы

Комментарии

 

 

 

 

 

 

 

Форма 2

Список задач подчиненных

Дата

Задача

Срок

Результат

Оценка

Комментарии

 

 

 

 

 

 














Участвуйте в конкурсах для фармацевтов и провизоров журнала Российские аптеки и получайте призы. Вступайте в Клуб РА - привилегированный клуб профессионалов аптечного дела и виртуальная площадка, на которой вы можете принимать участие в интерактивных программах, получать бонусные баллы и ценные призы.

Последние статьи