Автоматизация управления запасами лекарственных средств в аптеке учреждения здравоохранения

 9450

Автоматизация управления запасами лекарственных средств в аптеке учреждения здравоохранения
Р.В.НАСЫРОВ, к.т.н., к.ф.н.
Д.Ф.НЕСТЕРОВА
Г.Я.ИБРАГИМОВА, д.ф.н., проф.
К.В.РОГАЧЕВ

Представлена методика управления запасами лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения в аптеке учреждения здравоохранения. Показан порядок расчетов уровня запасов и точки возобновления заказа на примере конкретного лекарственного препарата. Предложена реализация методики в программной среде 1С «Торговля и склад».

Основными задачами лечебных учреждений как социально-экономической системы является оказание своевременной, доступной, квалифицированной медицинской помощи населению. Эффективность оказания медицинской помощи в крупном учреждении здравоохранения (УЗ) во многом определяется своевременностью и полнотой запасов лекарственных препаратов (ЛП) и изделий медицинского назначения (ИМН). Развитие фармацевтического рынка привело к значительному росту номенклатуры ЛП и ИМН. Для крупного УЗ типичным является использование до двух тысяч наименований лекарственных средств при единовременном наличии от 500 до 1000 единиц номенклатуры на складе. Большой объем номенклатуры порождает существенный объем обрабатываемой информации. Это, в свою очередь, требует больших затрат времени на обработку и, как следствие, применения современного, специализированного и качественного программного обеспечения (ПО) учета состояния и движения ЛП и ИМН на складе. Помимо этого программа должна работать в различных операционных системах и обеспечивать работу нескольких пользователей.

Также в программе должны быть реализованы функции, позволяющие оптимизировать управление запасами ЛП и ИМН.
На современном этапе развития рынка ПО одним из лидирующих продуктов в области автоматизации различных аспектов деятельности небольших и средних организаций является программный комплекс 1С. В связи с этим в качестве базового ПО была рассмотрена платформа 1С «Торговля и склад». Однако в базовой конфигурации и имеющихся на рынке вариантах конфигурации отсутствуют специфические средства учета, характерные для аптеки УЗ. Кроме того, в составе известных конфигураций не встречаются модули, связанные с оптимизацией управления запасами товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Поэтому было принято решение модифицировать базовую конфигурацию, включив в нее отсутствующие необходимые модули. Для реализации автоматизированного учета и контроля запасов были использованы основные положения теории управления запасами [2]. Следует отметить, что данная теория позволяет получить ответы на два основных вопроса: объём заказа каждого наименования лекарственных средств и момент заказа.

Учитывая вышесказанное, целью нашей работы было практическое применение методики управления запасами ЛП и ИМН в аптеке УЗ. Для этого потребовалось решение следующих задач:
- обоснование и выбор методики управления запасами;
- разработка методики оценки параметров модели на основе текущих данных;
- формирование и доработка конфигурации в среде 1С «Торговля и склад».
      
Методика управления запасами

Задача оценки объема и момента заказа может решаться по-разному, в зависимости от типа системы управления запасами и имеющихся ограничений. Кроме этого проведенный системный анализ деятельности аптеки крупного УЗ позволил выявить ряд ограничений, накладываемых на процесс управления запасами, основным из которых было обеспечение своевременности поставок ЛП.

Главной целью разработки методики являлось получение оценок уровня остатка, объема заказа и условия возобновления заказа с учетом указанного ограничения. Для этого были отобраны данные о заказах и закупках ЛП на примере аптеки УЗ, рассчитанного на тысячу коек.

Анализ практических данных о частоте и объеме закупа ЛП в аптеке показывает, что объем закупок и интервалы времени между ними можно рассматривать как случайные величины. Для этих величин были определены средние значения и величина дисперсии. Предполагалось также, что имеющийся объем закупок удовлетворяет спрос на соответствующие позиции ЛП. Поэтому для определения наилучшего (оптимального) объема заказа и порога возобновления заказа опирались на реальную информацию о закупках. При этом данные рассматривались в качестве уровней временного ряда, которые не являлись равноотстоящими.

Объем заказа определялся как средний объем закупок в указанных условиях. При этом закупки рассматривались как пары величин (?i, xi), где ?i – интервал времени от предыдущей закупки до текущей i-ой, xi – объем закупки в i-ом интервале.

Рассматривая общий период, например год длиной T, получено выражение для среднего объема закупки:
(пример в приложении)

      
Сопоставим полученные результаты с результатами, которые можно получить по формуле Вильсона [4]. Для этого необходимо знать величину затрат на оформление заказа и затрат на хранение. Определим их следующим образом.
Основная составляющая стоимости размещения заказа – заработная плата работника аптеки, занятого заказами, плюс накладные расходы. Исходя из штатного расписания и среднего уровня зарплаты сотрудников аптеки получаем: затраты за месяц примерно 10 000 руб. В среднем аптека оформляет два заказа в неделю. Отсюда, стоимость размещения заказа  руб.
Оценка затрат на хранение является более сложной задачей, особенно при современной системе учета затрат на аптеку УЗ. Можно отметить, что общая стоимость хранения будет определяться как сумма затрат на заработную плату, доли затрат на коммунальные услуги, затрат на поддержание условий хранения и накладных расходов. Исходя из полученных в бухгалтерии данных, затраты, отнесенные к количеству хранимых упаковок, составили 1 руб. на упаковку в сутки.

Полученный результат меньше, чем рассчитанный средний объем заказа (153 упаковки). Это является косвенным свидетельством того, что можно сократить издержки, связанные с заказами, если заказывать в 1,35 объема меньше, соответственно в 1,35 раза чаще, т.е. сформировать 4 цикла заказа вместо 3.

Проведенный анализ позволил выявить одну из составляющих возможной экономии, связанной с управлением запасами ЛП в аптеке УЗ, – определение оптимального объема заказа и связанного с ним цикла заказа.

Анализ также показал, что используемые объемы заказа в среднем не являются оптимальными с точки зрения уменьшения затрат, связанных с управлением запасами.

Кроме того, определение точки возобновления заказа с учетом страхового запаса позволяет обосновать остаточный запас (остаток) на начало или конец соответствующего периода.
      
Реализация программы учета и управления запасами

Описанная методика оценки страхового запаса и точки возобновления заказа была применена при разработке конфигурации «Аптека МББС» и внедрена в ряде УЗ г. Уфы [3]. Приведем краткое описание программы.
Основным элементом системы является справочник номенклатуры ЛП и ИМН. Форма списка справочника представлена на рисунке 1. Она имеет иерархическую структуру с глубиной в три уровня. Это позволяет объединить товары в группы согласно определенной тематике. Каждый элемент справочника имеет 2 закладки и обеспечивает связь с базой номенклатуры Республиканского фонда ОМС.
     
Основными документами, описывающими движение ЛП и ИМН являются: приходная накладная, расходная накладная, ведомость ввода остатков, внутреннее перемещение, акт передела, акт списания.
Документ «Приходная накладная» необходим для оформления поступления товара в аптеку УЗ. Форма приходной накладной представлена на рисунке 2.

Документ «Расходная накладная» необходим для оформления продажи товара покупателю. Форма документа представлена на рисунке 3.
          
Документы «Ввод остатков товаров» и «Ввод партий товаров» необходимо формировать одновременно (рис. 4). Причина в том, что «Ввод остатков товаров» (рис. 5) заносит остатки товара в систему в контексте наличия на складе (только количественный учет), «Ввод партий товаров» (рис. 6) вносит наличие в контексте партий и сроков годности (количественный и стоимостной учет).
    
Таким образом, если вводится какое-то количество товара документом «Ввод остатков», то такое же количество должно быть занесено документом «Ввод партий товаров». В противном случае мы получим дисбаланс в учете, что может привести к невозможности проведения первичных документов, выполняющих функции расхода товара (расходная накладная, списание, передел).

По результатам работы программы в базе данных фиксируется количество оставшихся на текущий момент запасов ЛП и ИМН. Для определения критического уровня, при котором требуется возобновлять запас, разработан модуль «Расчет резервов» (рис. 7), включающий следующие компоненты:
– нарушение неснижаемого резерва;
– расчет запасов.
Первый компонент предназначен для определения позиций, по которым нарушен неснижаемый запас, утвержденный нормативными документами.

В результате расчетов «Нарушения неснижаемого резерва» получим следующую выходную форму, представленную на рисунке 8.
          
В результате выполнения «Расчета запасов» получим рассчитанные вспомогательные величины для каждого наименования ЛП и ИМН (рис. 9, 10), а также перечень наименований ЛП и ИМН, по которым нарушен страховой запас с точки зрения текущей политики формирования запасов ЛП и ИМН.
          
Для пополнения запасов требуется немедленно заказать ЛП из полученного перечня. Отметим, что на срочность формирования заказа могут влиять также другие характеристики политики управления запасами в аптеке УЗ, определяемые требованиями руководства и финансовой политикой.
      
Выводы

В результате проведенных работ по автоматизации управления запасами аптеки УЗ была разработана модель управления запасами, спроектированы модули и модифицирована конфигурация в среде 1С «Торговля и склад». Данная программа позволяет поддерживать на требуемом уровне неснижаемые запасы ЛП в аптеке УЗ и обеспечивать заданный уровень резервов ЛП на случай возникновения чрезвычайной ситуации.

Полученные результаты могут быть использованы в аптеке УЗ любого профиля и уровня.

Необходимо отметить, что в связи с меняющимся нормативно-правовым регулированием закупок и поставок ЛП необходимы разработка соответствующей модели, проектирование и реализация дополнительных модулей для учета особенностей данного регулирования.
      
Литература

1. Беляев Ю.А. Дефицит, рынок и управление запасами / Ю.А.Беляев. – М.: Изд-во УДН, 1991. – 230 с.
2. Рыжиков Ю.И. Управление запасами / Ю.П.Рыжиков. – М.: Наука, 2001. – 384 с.
3. Аптека МББС. Свидетельство о государственной регистрации программы для ЭВМ ФИПС №2011610825 от 19.01.2011 // Р.В.Насыров, Г.Я.Ибрагимова, Д.Ф.Нестерова, К.М.Рогачёв.
4. Джонсон Д. Современная логистика. 8-е изд. / Д.Джонсон, Д.Вуд, Д.Вордлоу, П.Мэрфи-мл. — М.: Издательский дом Вильямс , 2009. – 523 с.
    
Формулы, таблицы, рисунки - в приложении



Специалистам здравоохранения