Новости медицины портала Remedium.ru - самая актуальная информация о рынке лекарств и медицинского обеспечения
Главная / Кадровый рынок / Статьи

14.05.2009

Должностные инструкции как инструмент управления персоналом

Должностные инструкции для сотрудников компании - большая и больная тема. С одной стороны - всеми подчеркивается их необходимость и полезность. С другой - очень часто должностные инструкции остаются странной прихотью главного начальника, и, в нелегких трудах составленные, они оседают в недрах канцелярий и бухгалтерий, неспешно покрываясь пылью времен. Зачем же нужны должностные инструкции и как они «работают»?

Зачем нужны должностные инструкции

Вопрос столь же простой, сколько и сложный. С одной стороны, должностные инструкции (ДИ) далеко не обязательны. Вернее, они являются обязательным документом для государственных организаций, а в коммерческих компаниях введение должностных инструкций - свободная воля руководителя. Можно и не заводить, никто не заставляет.

С другой стороны - без правильных и грамотно составленных ДИ просто невозможно эффективно управлять персоналом, причем вне зависимости от размеров организации. Разберем этот пункт подробнее.

Бизнес «на коленке» вполне обходится устными указаниями: «Ты делай тут вот это, приду - проверю!» В более продвинутых компаниях описание должностных обязанностей работника часто исчерпывается названием его должности: дизайнер - рисует, что скажут, программист - программирует, дворник - метет. Однако далеко не всегда такой подход является достаточным. И появляется большое количество конфликтов, связанных с тем, что работодатель и работник по-разному видят то, что определено названием должности. В самом деле, должен ли дизайнер-верстальщик печатного издания за те же деньги разрабатывать дизайн интернет-сайта своей газеты? Или, скажем, должен ли менеджер по продажам проводить маркетинговое исследование емкости рынка закрепленного за ним региона? Как говорится, возможны варианты. Ограничить количество подобных «вариантов» и призваны должностные инструкции.

Однако это далеко не все. Основной смысл должностных инструкций - в придании большей прозрачности трудовому процессу. То есть, должностные инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено и, более того, соответствует действительности, то компания получает в руки отличный инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких центральных проблем как, например, адаптация и мотивация персонала.

Как «работают» должностные инструкции

Первая задача ДИ - облегчение адаптации нового сотрудника. Если в инструкции четко прописано, что должен сотрудник делать, в каких пределах и за что отвечать, кто его начальник и на что он имеет право, а на что нет - процесс адаптации пойдет значительно легче! Гораздо меньше будет и опасливой пассивности и ненужной инициативы.

Задача номер два - установление сферы ответственности и компетентности. Должностные инструкции могут (и должны!) включать в себя «пошаговое» описание обязанностей сотрудника. То есть, описывать практически каждый участок его работы (Менеджер по активным продажам - осуществляет первичный телефонный поиск клиентов; ...проводит переговоры и презентации с потенциальными клиентами; ...контролирует наличие товара на складе; ...отслеживает прохождение платежей; и т.д.). Причем, чем более детально будут описаны все ключевые обязанности сотрудника, тем меньше будет «белых пятен» в представлениях о том, что входит и что не входит в его обязанности.

Это играет важную роль, во-первых, на этапе подбора нового сотрудника, когда ДИ дает ему возможность заранее точно узнать, что от него потребуется и принять более взвешенное и ответственное решение. Кроме того, и специалист по подбору, ознакомившись с инструкцией, сможет организовать работу с кандидатами более эффективно. Во-вторых, «пошаговое» описание должностных обязанностей дает большие возможности как для контроля над работой сотрудника, так и его собственного самоконтроля. В случае каких-либо неудач всегда имеется возможность, опираясь на ДИ, вычленить наиболее проблемный участок и скорректировать его. И в-третьих, подробные должностные инструкции выполняют своеобразные образовательные функции, задают стандарты и технологии выполнения поставленных задач.

Третья задача должностных инструкций - предоставление сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности. Если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценивания своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрений. Также этим облегчается и процесс внесения корректив в процесс работы. Однако для того, чтобы должностные инструкции могли эффективно выполнять стоящие перед ними задачи, реальность, отраженная в них, должна полностью соответствовать действительности.

И еще одно замечание. После того как специалист ознакомился и подписал ДИ, один экземпляр этого документа должен быть обязательно вручен ему, а не прятаться «в архив»! Только в этом случае можно ожидать какого-либо эффекта от данного документа!

Почему не любят должностные инструкции

Должностные инструкции, действительно, часто не любят. Их называют «бюрократическими излишествами», считают некой причудой тех начальников, для которых «бумажка» важнее человека, и т.д. Самое интересное, что в подавляющем большинстве случаев все это совершенно справедливо.

Обычная практика составления должностных инструкций - это изложение в них всяческих «прекрасных» формулировок типа «сотрудник обязан прилагать максимальные усилия для приумножения доходов компании и ее процветания», что превращает нормальный инструмент в веселую пародию. Однако заслуживают внимания и причины, побуждающие к этому. Действительно, раз должностные инструкции представляют собой один из внутренних «законов» компании, почему бы не составлять их так же, как и положено составлять законы - четко, без возможностей двойного и тройного толкования, ответственно? А дело в том, что составленные подобным образом ДИ требуют соблюдения их не только от работника, но и в той же степени - от работодателя. То есть, если прописаны в инструкции должностные обязанности - все, что кроме них, придется дополнительно оплачивать. Если закреплены какие-то права за сотрудником - придется их обеспечивать. Несоблюдение работодателем со своей стороны должностных инструкций неизбежно приводит к его дискредитации как руководителя в глазах подчиненных. Кому этого захочется?


Страница 1 - 1 из 2
Начало | Пред. | 1 2 | След. | Конец Все


Последние статьи



Мероприятия

     2016
Пред. год | След. год →

Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 1


Подписка

Подписка

Реклама



Для смартфона

Читайте новости и статьи в своем смартфоне или планшете.